Mitä hyötyä siitä on, että sähköpostilistalla on miljoonia ihmisiä, jos vain muutama heistä todella avaa ja lukee sähköpostit?
Oletko koskaan miettinyt, miksi sähköpostisi avausprosentti oli niin heikko?
Jos näin on, et ole yksin.
Mutta on tapa päästä eroon tästä ongelmasta. Ratkaisu on muistutussähköpostit.
Se on tehokas ja hyödyllinen tekniikka, joka pitää vastaanottajan ajan tasalla ja sähköpostisi pysyy postilaatikon yläosassa. Tämä kannustaa tilaajiasi tai asiakkaitasi toimimaan välittömästi.
Jos olet uusi muistutussähköpostien käyttäjä, tässä oppaassa kerrotaan, kuinka voit kirjoittaa huomion herättävän muistutussähköpostin.
Itse asiassa täältä löydät myös muistutussähköpostinäytteitä, jotka auttavat sinua kirjoittamaan täydellisen postin.
Kuulostaa hyvältä? Aloitetaan.
Mikä on muistutussähköposti?
Muistutussähköposti on juuri sitä miltä se kuulostaa. Se on lyhyt viesti, joka muistuttaa tilaajaa/asiakasta/käyttäjiä jostakin tietystä, mitä ei ole vielä tehty. Tämä voi olla tehtävä, joka on suoritettava ennen tiettyä määräaikaa, työhakemuksen seuranta tai myöhästymismuistutus.
Se auttaa yrityksiä ja verkkokauppasivustoja vahvistamaan ostoksia, hylättyjä kärryjä, erityistapahtumavahvistuksia ja paljon muuta.
Lempeä muistutussähköposti on paras tapa lisätä kampanjasi tehokkuutta ja aktiivisuutta, sillä se näyttää tilaajillesi tai asiakkaallesi, että välität heistä.
Tämän seurauksena se avaa enemmän mahdollisuuksia sinulle ja asiakkaillesi.
Jos muistutussähköpostia ei kuitenkaan ole rakennettu asianmukaisesti, se saa ihmisen tuntemaan olonsa vähemmän halutuiksi tekemään sitä, mitä pyydetään.
Muistutussähköpostinäytteet
1. Hellävaraiset muistutussähköpostinäytteet
Esimerkki 1:
Hei {!Etunimi},
Onko sinulla ollut aikaa perehtyä tähän?
Parhain terveisin,
Sinun nimesi
Esimerkki 2:
Hei {!Etunimi},
Toivottavasti olet mahtava. Lähetän sinulle vain lempeän muistutuksen tästä pyynnöstä.
Inhoan aina lähettää muistutuksia, mutta vastauksesi puuttuminen todella viivästyttää asiaa. Kerro minulle, milloin voit katsoa sen?
Ystävällisin terveisin,
Sinun nimesi
2. Maksuviivästysmuistutussähköpostinäyte
Hyvä herra {First Name}
Toivottavasti tämä muistiinpano löytää sinut hyvin. Tämä on vain ystävällinen muistutus, että maksu laskulla numero 67536, jonka lähetimme 18. joulukuuta, oli maksettava viime maanantaina.
Olisin kiitollinen, jos voisitte käyttää hetken ja katsoa laskua, kun siihen on mahdollisuus.
Voisitko ystävällisesti kertoa minulle, milloin voin odottaa maksua? Jos maksu on jo suoritettu, jätä tämä sähköposti huomioimatta.
Kiitos jo etukäteen yhteistyöstäsi.
Ystävällisin terveisin,
Sinun nimesi
3. Viivästyneen työn muistutussähköpostinäyte
Hei {First Name}
Tunnustan erittäin kiireisen aikataulusi, halusin muistuttaa, että tehtäväsi oli määrä suorittaa kaksi päivää sitten.
Autan mielelläni, jos olet kohdannut esteitä tai sinulla on vain kysyttävää.
Odotan innolla vastaustasi.
Ystävällisin terveisin,
Sinun nimesi
4. Ystävällinen muistutusviesti pomolle
Esimerkki 1:
{pomo nimi},
Jatkamme aiempaa keskusteluamme aiheesta {Mainoskampanjan suunnittelu}. Toivottavasti sinulla on tänään aikaa keskustella.
Kiitos.
{Sinun nimesi}
Esimerkki 2:
Hei {First Name}
Toivottavasti voit hyvin.
Tämä on lempeä muistutus sinulle. En ole kuullut edellisestä sähköpostistani. Onko sinulla ollut aikaa perehtyä tähän?
Jaa ajatuksesi, odotan!!!
Kiitos.
{Sinun nimesi}
Esimerkki 3:
Hei {First Name}
Mitä kuuluu?
Toivottavasti sinulla oli aikaa käydä läpi tiedot. Mitä mieltä olet tästä?
Kerro minulle, jos sinulla on kysyttävää. Vastaan niihin mielelläni.
Parhain terveisin,
Sinun nimesi
Erilaiset tilanteet, jotka vaativat muistutussähköpostin
On niin monia erilaisia tilanteita, joissa sinun on muistutettava jostain, mutta sähköposti on loistava tapa muistuttaa jotakuta siitä, mitä hänen on tehtävä.
Alta löydät luettelon tapauksista, joissa saatat joutua lähettämään:
1. Erääntynyt maksu
Kukaan ei pidä siitä, että maksetaan myöhässä. Kuitenkin monet pienyritysten omistajat kohtaavat tämän ahdingon useammin kuin haluaisimme.
Raporttien mukaan 79 prosentilla yritysten omistajista on ollut vaikeuksia saada palkkaa.
Joten jos joku on sinulle velkaa ja se on myöhässä, sinun on lähetettävä myöhästymismuistutusviesti.
2. Myöhäinen työ
Suurin osa ohjelmistoyrityksistä työskentelee ryhmänä tietyssä projektissa.
Mutta entä jos joku ei ole saanut työtään valmiiksi? Ilmeisesti se voi vaikuttaa projektin valmistumisaikaan.
3. Työhakemuksen seuranta
Jos etsit työtä ja haluat seurata haastatteluja, sinun on joskus kirjoitettava muistutusviesti HR:lle kohteliaasti.
4. Tapahtumamuistutussähköposti
Suurimman osan ajasta ihmiset tilaavat tapahtumauutiskirjeen saadakseen erityisiä päivityksiä. Päivitysilmoituksen lähettäminen ennen määräaikaa voi olla hyödyllistä tilaajille.
Lisäksi tarjolla on webinaari, tapaaminen, työ, kokous ja kohtelias muistutussähköposti.
Kuinka kirjoittaa muistutussähköposti
Joten, tähän asti olemme pohtineet, että mitä on muistutussähköposti ja erilaiset tilanteet, nyt on aika katsoa kuinka se kirjataan.
1. Aiherivi (tärkein)
Tiesitkö, että 78 % ihmisistä arvioi sähköpostit niiden aiherivien perusteella?
Toisin sanoen aiherivi on ensimmäinen ja ehkä viimeinen vaikutelmasi käyttäjiin.
Joten jos aiot ohittaa aiherivin, se ei toimi, samalla kun viesti ilman aiheriviä menee usein suoraan roskapostikansioon.
Käytä aina aiheessa voimasanoja, kuten ”Response Required” tai ”Attention”, jotka auttavat saamaan vastaanottajan huomion ja lisäävät mahdollisuutta avata viestisi.
Älä myöskään unohda liittää mukaan projektin, yrityksen tai kenties tapahtuman nimi.
Joten kun olet päättänyt aiherivin, sähköpostisi pitäisi näyttää tältä:
Kun olet valinnut katseenvangitsijan aiherivin, olet nyt valmis siirtymään seuraavaan vaiheeseen, joka on ystävällisen muistutussähköpostin luominen.
2. Tervehdys
Jokainen sähköposti on suunnattu jollekin. Tervehdys osoittaa suoraan vastaanottajalle, jolle lähetät postin.
Sitä käytetään aina virallisessa sähköpostissa, mutta joskus ihmiset ohittavat tämän osan virallisissa viesteissä.
Aloita aina viestisi tervehdyksellä ja ole kunnioittava. Jos et tunne vastaanottajaa tai et tiedä nimeä, käytä ”Dear Sir/madam” tai ”Ketä se saattaa koskea”.
Voit myös jatkaa nimeä ”Hei”, vain jos suhde on arkipäiväisempi.
3. Viestisi
Kun olet valinnut aiherivin ja tervehdyksen, nyt on aika peittää viestin runko.
Aloita viestisi positiivisella huomautuksella, kuten ”Toivon, että sinulla menee hyvin”. Näin viestisi ei vaikuta liian ankaralta.
Seuraavaksi sinun on kerrottava viestisi tarkoitus. Selitä, mikä on myöhässä, kuten maksu, lähetys tai työ, ja milloin sen piti valmistua.
Voit myös lisätä CAT-painikkeen, joka auttaa vastaanottajaa pääsemään ongelman ytimeen helposti.
4. Sulje viestisi
Viestisi loppurivin tulee heijastaa pyyntösi sävyä. Jos olet käyttänyt epävirallista sävyä, myös loppurivin tulee olla epävirallinen. Samoin, jos sähköpostisi on muodollinen, lopetusrivin tulee olla muodollinen.
Kuinka lisätä muistutussähköpostia Gmailiin
Nyt voit helposti lisätä muistutuksen Gmailiin noudattamalla yksinkertaisia ohjeita:
Siirry kohtaan Asetukset > Yleiset-välilehti > Vieritä alas kohtaan Nyökytyksiä > Valitse molemmat ruudut Ehdota sähköpostiviestejä jatkotoimiksi” ja ”Ehdota sähköpostiviestejä, joihin vastata”.
Haluaisin kuulla sinusta
Toivon, että piditte tästä täydellisestä oppaasta muistutussähköpostin kirjoittamiseen vuonna 2021.
Nyt haluaisin kuulla, mitä sinulla on sanottavana:
Oletko koskaan joutunut kirjoittamaan muistutusviestiä HR:lle tai pomolle? Jos vastasit, kuinka olet hoitanut sen?
Kerro meille mielipiteesi alla olevassa kommenttiosassa.