Google-dokumentit on tehnyt elämästämme paljon helpompaa, koska voimme työskennellä kollegojemme kanssa yhden asiakirjan parissa samanaikaisesti. Se antaa meille myös mahdollisuuden nähdä, kuka tekee mitäkin muokkauksia tiedostoon. Tietenkin tärkein syy siihen, miksi Google-dokumentteja käytetään laajalti toimistoissa, on työkalun tarjoama joustavuus ja käyttömukavuus. Jokainen, jolle on annettu pääsy tiettyyn docs-tiedostoon, voi avata sen milloin tahansa ja nähdä versiohistorian saadakseen selville, kuka kommentoi tiedostoa ja teki muutoksia. Muutokset on myös korostettu avuksesi.
Versiohistoria kertoo nyt melkein kaiken, mitä sinun tulee tietää Google Docs -tiedostoon tehdyistä muutoksista, mutta se ei anna tietoja henkilöistä, jotka lukevat asiakirjoja. Yksinkertaisesti sanottuna, jos joku käyttää dokumenttitiedostoasi ja lukee sen kommentoimatta tai muokkaamatta, et voi mitenkään tietää, että hän tarkistaa tiedoston.
Äskettäin julkaistun ominaisuuden avulla ihmiset voivat kuitenkin nyt tarkistaa, kuka on lukenut asiakirjan. Sinun tarvitsee vain määrittää tämä toiminto Google-dokumentteihin, ja olet valmis tietämään, kuka on tarkistanut tiedostosi. Jos myös sinä etsit tapaa tarkistaa luettelo ihmisistä, jotka ovat käyttäneet Google Docs -tiedostoasi ja lukeneet sen, olet tullut oikeaan paikkaan. Tässä viestissä opastamme sinua muutaman helpon ja tehokkaan tavan tarkistaa, kuka on katsonut dokumenttitiedostosi. Aloitetaan.
Kuinka nähdä, kuka katseli Google-dokumenttejasi
1. Toimintojen hallintapaneeli
Huomaa, että tämä menetelmä on käytettävissä vain niille, joilla on Google Workspace -tili. Jotta voit nähdä, kuka on katsonut tiedostosi, sinulla on oltava Workspace-tili. Näillä ohjeilla voit tarkistaa toiminnan tilan Google-dokumenteistasi.
- Avaa tiedosto, jonka toiminnan tilaa haluat seurata
- Näytön vasemmassa yläkulmassa näet valikkopalkin. Napsauta ”Työkalut” ja sitten ”Activity Dashboard”.
- Vain ihmiset, joille olet jakanut tämän tiedoston, voivat tarkastella sitä. Tarkista siis toiminnan tila Katsojat-välilehdeltä.
- Toimintojen hallintapaneelin alla näet kaksi vaihtoehtoa – Jaettu kanssa ja Kaikki katsojat.
- Kaikki katsojat -vaihtoehto on niille, jotka ovat katsoneet dokumenttitiedostosi ajan kanssa. Voit myös suodattaa näkymäluetteloa ajan mukaan.
- ”Jakamishistoria” -osio on tarkoitettu niille, jotka haluavat tarkistaa, kenen kanssa he ovat jakaneet tiedoston ja poistaneet sen jakamisesta.
2. Hanki G-Suite Activity Monitor
G-Suitea käyttävät pääasiassa ihmiset, jotka käyttävät Google-dokumentteja yhteistyöhön. Joten jos haluat tehdä yhteistyötä muiden kanssa, voit hankkia G-Suiten. Sen avulla voit seurata katsojien kokonaismäärää Google-dokumenteissasi Aktiviteetin valvonta -välilehden kautta. Näin voit käyttää G-Suite-välilehteä toiminnan seurantaan:
- Avaa Docs-tiedosto
- Mene ”Työkalut” ja ”Activity Monitor”
- Napsauta ”Kaikki katsojat”
Kuten yllä oleva menetelmä, tämä temppu auttaa sinua seuraamaan tiedostosi katsojien kokonaismäärää ja aikaa, jonka he katselivat sitä. Voit myös tarkistaa sen näytön oikeassa kulmassa olevasta ylänuolta. Huomaa, että G-Suite on maksullinen versio ja luultavasti ainoa tapa päästä käsiksi tietoihin siitä, ketkä ovat katsoneet Google-dokumenttejasi.