Yhdistäminen on yksi Microsoft Wordin klassisista ominaisuuksista, jota käytetään ainutlaatuisia tietoja sisältävien massadokumenttien tuottamiseen. Joitakin esimerkkejä siitä, mistä se voi olla hyödyllistä, ovat esitteet, uutiskirjeet tai joukkopostituksissa käytetyt materiaalit. Tässä artikkelissa näytämme, kuinka Mail Mergeä käytetään Microsoft Wordissa.
Postin yhdistämistoiminnon käyttäminen Microsoft Wordissa
Tässä esimerkissä aion luoda asiakirjan, joka kutsuu ystäviä tapahtumaan. Yhdistämiskirjeessä on kaksi komponenttia; pääasiakirja ja tietolähde, kuten tapahtumaan kutsuttujen henkilöiden nimet ja osoitteet. Kun olet kerännyt tiedot tietolähteelle, Word käsittelee kunkin kutsutun vieraan asiakirjojen yhdistämisen.
Ensimmäinen vaihe on saada kaikki yksilölliset tiedot jokaiselle vastaanottajalle, jota kutsutaan kentän nimeksi, kuten nimi, osoite ja tervehdys. Toinen tärkeä osa yhdistämisasiakirjan luomisessa on Lomake, joka sisältää vastaanottajalle toimitetut tiedot. Alla oleva esimerkkikirje sisältää viisi kenttää, jotka minun on lisättävä kuhunkin asiakirjaan.
Käynnistä ohjattu postin yhdistäminen
Luo uusi tyhjä asiakirja Microsoft Wordissa ja valitse Postitukset-välilehti> Käynnistä Yhdistäminen> Vaiheittainen ohjattu yhdistäminen.
Kun ohjattu sähköpostin yhdistämistoiminto tulee esiin, valitse Kirjaimet -valintaruutu ja napsauta sitten Seuraava: Aloitusasiakirja.
Valitse Käytä nykyistä asiakirjaa ja jatka sitten seuraavaan vaiheeseen vastaanottajien valitsemiseksi. Ohjattu postin yhdistäminen antaa sinun valita olemassa olevan asiakirjan. Jos minulla oli jo kirje valmisteltu, voisin vain muokata kenttien nimiä tietolähteen perustaksi.
Ohjattu postin yhdistämistoiminto on tehokas. Voit käyttää vastaanottajaluettelossa useita lähteitä, jotka sisältävät Microsoft Access -tietokannan tai Excel-laskentataulukon. Tätä artikkelia varten luon tietolähteeni tyhjästä valitsemalla Kirjoita uusi luettelo ja napsauta sitten Luoda.
Luo ja tallenna tietolähde
Esitetään lomake, jossa on ennalta täytetyt kentät. Tämä ei ehkä ole ihanteellinen, koska emme ehkä halua joitain näistä alueista ja se voi hämmentää meitä. Joten poistamme ja muokkaamme joitain kenttien nimiä; Klikkaa Muokkaa sarakkeita -painiketta.
Jos palaat esimerkkiasiakirjaamme, huomaat, että meillä oli vain viisi kenttää, kun taas Wordin tarjoamat ennalta täytetyt kentät ovat yhteensä 13. Jotkut niistä ovat tärkeitä, joten pidämme vain haluamasi kentät. Poista kenttä valitsemalla se ja napsauttamalla Poista.
Vahvista poisto napsauttamalla Kyllä. Toista tämä vaihe kaikille osioille, joita et halua.
Koska meillä ei ole joitain tarvittavia kenttiä, nimemme olemassa olevat kentät uudestaan ja lisätään uusia.
Valmistuttuaan kenttänimien luettelon tulee vastata ja olla sama kuin esimerkkidokumentissa kuvattu. Klikkaus OK vahvistaaksesi muutokset.
Jatka täyttämällä kentät kunkin vastaanottajan nimillä ja osoitteilla. Kun olet valmis, napsauta OK.
Tallenna tietolähteesi, joka sulautuu lopulliseen asiakirjaasi.
Esitetään esikatselu postin yhdistämisen vastaanottajista. Jos haluat tehdä muutoksia, kuten muokata tai lisätä kenttää, valitse tietolähde ja napsauta sitten Muokkaa. Jatka kirjeen kirjoittamista ja kirjoita yhdistämiskentät tarvittaessa.
Lisää yhdistämiskentät
Lisää yhdistämiskenttä valitsemalla Postitukset -välilehti ja napsauta sitten Lisää yhdistämiskenttä ja valitse sitten yhdistämiskenttä. Toista vaiheet asiakirjan täyttämiseksi asianmukaisilla yhdistämiskentillä.
Kun olet valmis, tallenna kirjeesi, sitä kutsutaan lomakekirjeeksi. Jos tiedät, voit käyttää asiakirjaa, jolla on samanlainen rakenne, ja voit valita vaihtoehdon käyttää sitä uudelleen olemassa olevassa asiakirjassa ohjatun sähköpostin yhdistämisen aikana.
Yhdistä lopullinen asiakirja
Tässä tulee hauska osa, yhdistämällä asiakirjasi. Valitse Postitukset välilehti ja napsauta sitten Viimeistele ja yhdistä -painiketta ja napsauta sitten Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja.
Valitse Kaikki napsauta sitten OK.
Se siitä. Nyt kaikki asiakirjat ovat valmiita tulostettaviksi tai tarkistettaviksi.
Nämä ohjeet toimivat myös Microsoft Word 2013: ssa, 2010: ssä ja 2007. Jos tuot asiakirjoja, kuten varmenteita, postin yhdistämistoiminnot toimivat myös Office-sovelluksissa, kuten Microsoft Publisher.
Lisää vinkkejä ja vinkkejä käyttöön Microsoft Office, tutustu seuraaviin artikkeleihin tai selaa koko arkistomme Office-artikkeleita.
- Kuinka aktivoida ja käyttää mustetta Word 2016: ssa
- Kuinka seurata muutoksia Word 2016 -asiakirjoissa
- Paranna tuottavuutta Microsoft Word -välilehtien avulla