Parhaat PowerPoint-esitykset ovat dynaamisia ja kiinnostavia kohdeyleisölleen. Yleensä se tarkoittaa, että käytät kuvia, videoita ja muita visuaalisia elementtejä saadaksesi pisteitäsi.
Valitettavasti mitä suurempi esitys ja mitä enemmän elementtejä käytät, sitä suurempi tiedosto on. Jos PowerPoint-esitystiedostosi on yksinkertaisesti liian iso, tässä on joitain vaiheita, joiden avulla voit pienentää tiedoston kokoa.
PowerPoint-kuvien pakkaaminen
Suurin ongelma missään PowerPoint-esityksessä ei ole teksti, vaan kuvat. Lisää kuvia tarkoittaa isompaa tiedostoa, mutta voit vähentää ongelmaa tekemällä joitain toimenpiteitä.
Office-asiakirjojen kuvakokojen pienentäminen pienentää tiedostojen kokoa, ja paras tapa tehdä tämä on pakata kuvat. Tämän haittapuoli on kuvanlaadun heikkeneminen. PowerPoint tarjoaa kuitenkin useita pakkausvaihtoehtoja, joten voit päättää käyttää parempilaatuisia kuvia, vaikka kuvan pakkaaminen vähenee.
Aloita avaamalla PowerPoint-esitys. Valitse kuva ja paina sitten Alusta> Pakkaa kuvat valintanauhassa.
Tämä tuo esiin Pakkaa kuvat valintaruutu. Kuvan tarkkuusvaihtoehtoja on viisi, mukaan lukien toinen Käytä oletustarkkuutta vaihtoehto jättää kuvat ehjiksi.
Jokainen resoluutio mitataan pikseliä tuumalla, jossa mitä suurempi luku, sitä parempi laatu (ja suurempi tiedostokoko). Suurimman pakkauksen saamiseksi valitse Sähköposti (96 ppi).
Jos haluat pakata vain yhden kuvan, jätä Käytä vain tähän kuvaan valintaruutu valittuna. Jos haluat pakata kaikki PowerPoint-esityksen kuvat kerralla, muista poistaa tämä valinta.
Lehdistö OK pakata kuva (tai kuvat), kun olet valmis.
Kun olet tallentanut PowerPoint-esityksen (Tiedosto> Tallenna), tiedoston kokoa tulisi pienentää. Kuvien pakkaamisen vaikutus tiedostokokoon riippuu esityksen kuvien määrästä ja niiden alkuperäisestä laadusta.
Videon pakkaaminen PowerPointissa
Muun tyyppisten medioiden, kuten videotiedostojen, pakkaaminen on seuraava vaihe PowerPoint-tiedostokoon pienentämisessä. Erityisesti videotiedostot voivat lisätä huomattavasti PowerPoint-tiedostojasi, jos ne on upotettu esitykseen.
Onneksi PowerPoint tarjoaa sisäänrakennetun menetelmän videotiedostojen pakkaamiseen ja muuntamiseen. Voit tehdä tämän avaamalla esityksen PowerPointissa ja painamalla sitten Tiedosto> Tiedot> Pakkaa media. Valitse avattavasta valikosta laatu, jota haluat käyttää upotettuihin videotiedostoihisi.
Voit valita Full HD (1080p), HD (720p) ja Vakio (480p) videon laatu.
Jos videotiedostoja tuetaan, PowerPoint pakkaa mediatiedostot automaattisesti heikentäen niiden yleistä laatua prosessissa. Klikkaus Tiedosto> Tiedot> Pakkaa media> Kumoa Kumoa prosessi, jos laatu heikkenee liian pitkälle.
Jos olet tyytyväinen prosessiin, tallenna asiakirja (Tiedosto> Tallenna).
Tallentaminen PPTX-tiedostomuotoon
Useimmat PowerPoint-käyttäjät tuntevat PPT: n, PowerPoint-tiedostomuodon. Monet vanhemmat PowerPoint-esitykset tallennetaan ja jaetaan edelleen tässä vanhemmassa muodossa.
Valitettavasti PPT-tiedostomuoto on vanhentunut. Korvaava PPTX vähentää pakkaamista huomattavasti PowerPoint-esitysten tiedostokokoa. Asiakirjojen tallentaminen PPTX-muodossa ja olemassa olevien PPT-tiedostojen muuntaminen PPTX: ksi voi vaikuttaa suuresti koko tiedostokokoon.
Muunna PPT-tiedosto PPTX: ksi avaamalla PPT-tiedosto PowerPointissa. Napsauta sitten Tiedosto> Tiedot> Muunna.
Tämä avaa Tallenna nimellä valintaikkunassa, valitsemalla automaattisesti PPTX-tiedostomuoto. Vahvista uuden PPTX-esityksen tiedostonimi ja paina sitten Tallentaa vahvistaa.
Pakkauksen lisäetujen, joita PPTX-tiedosto tarjoaa alkuperäiseen PPT-muotoon verrattuna, pitäisi auttaa vähentämään tiedostokokoa. PowerPoint-esityksen tallentamisen PPTX-tiedostona vaikutus riippuu kuitenkin alkuperäisestä esitystiedostostasi.
Sulautettujen fonttien poistaminen käytöstä
Suurin osa PowerPoint-käyttäjistä käyttää oletusarvoisia järjestelmän fontteja esityksessään, mutta jos luot teemakohtaisen esityksen, voit päättää upottaa kolmannen osapuolen fontit PowerPoint-tiedostoon. Nämä upotetut fontit saattavat näyttää hyvältä, mutta ne voivat lisätä PowerPoint-tiedostosi kokoa merkittävästi.
Ellet ole varma niiden sisällyttämisestä, poista upotetut fontit käytöstä PowerPointissa. Voit tehdä tämän napsauttamalla Tiedosto> Asetukset avataksesi PowerPoint-asetusvalikon.
vuonna PowerPoint-asetukset -valikossa, paina Tallentaa välilehti.
Alla Säilytä uskollisuus, kun jaat tätä esitystä -osiossa, napsauta poistaaksesi Upota fontit tiedostoon valintaruutu.
Kun vaihtoehtoa ei ole valittu, napsauta OK tallenna asetus ja paina sitten Tiedosto> Tallenna tallentaaksesi asiakirjan. Tallennuksen jälkeen kaikki upotetut kirjasintiedostot tulisi poistaa.
Tämä on kuitenkin asetus, jonka pitäisi vaikuttaa vain pieneen määrään PowerPoint-käyttäjiä, ja se voi pienentää PowerPoint-tiedostokokoa vain, jos käytät huomattavaa määrää mukautettuja fontteja.
Piilotettujen PowerPoint-tietojen poistaminen
Jokaisessa luomassasi PowerPoint-asiakirjassa on lisätietoja, mukaan lukien sen tekijät ja muut piilotetut metatiedot. Jos yrität optimoida PowerPoint-tiedostokokoa, näiden tietojen poistamisen pitäisi auttaa vähentämään tiedostokokoa, vaikka vaikutuksen pitäisi olla suhteellisen pieni.
Voit tehdä tämän avaamalla PowerPoint-esityksen ja napsauttamalla sitten Tiedosto> Tiedot> Tarkista ongelmat> Tarkista asiakirja.
vuonna Asiakirjatarkastaja -ikkunassa, varmista, että Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot valintaruutu on valittu ja paina sitten Tarkastaa.
Kun Document Inspector on skannannut PowerPoint-esityksen, napsauta Poista kaikki -painike Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot vaihtoehto.
Tämä poistaa kaikki henkilökohtaiset metatiedot PowerPoint-esityksestäsi ja pienentää tiedostokokoa pienellä määrällä.
Parempien PowerPoint-esitysten luominen
Sinun ei tarvitse tinkiä laadusta laadukkaiden PowerPoint-esitysten luomiseksi. Jos PowerPoint-tiedostokoot koskevat sinua, pakkaa mediatiedostosi ja käytä PPTX-tiedostomuotoa.
Jos haluat kaataa PowerPointin kokonaan, voit ajatella sen sijaan Microsoft Swayn käyttöä.