Pivot-taulukot ovat täydellisiä tietojen analysointiin, varsinkin jos Excel-laskentataulukossa on useita laskentataulukoita. Pivot-taulukon luominen Excelissä on yksi asia, mutta toinen on tehokkaan ominaisuuden käyttäminen.
Se saattaa kuulostaa vaikealta, mutta kun olet oppinut käyttämään pivot-taulukoita, kaikki on mahdollista. Tässä on joitain tärkeitä vinkkejä siitä, miten saat kaiken irti pivot-taulukoista Excelissä.
Dynaamisten tietovälien käyttö
Kun luot pivot-taulukon, käytät asetettua tietoaluetta (esimerkiksi solut A1 – D4). Normaalin Excel-taulukon luominen tietojoukosta ennen pivot-taulukon luomista tarkoittaa, että kun lisäät tai poistat tietoja, pivot-taulukon pitäisi päivittyä automaattisesti. Tämä tarkoittaa, että pivot-taulukossa olevat tiedot ovat aina tarkkoja.
Voit tehdä tämän valitsemalla solun tietojoukostasi ja painamalla sitten Ctrl + T näppäimistöllä. Lehdistö OK vahvistaaksesi ja luodaksesi perustason Excel-taulukon.
Uudesta taulukosta voit luoda pivot-taulukon, joka päivittyy, kun tiedot muuttuvat. Klikkaus Suunnittelu> Yhteenveto Pivot-taulukon avulla tehdä tämä.
Tämän jälkeen voit luoda Excel Pivot -taulukon normaalisti, jättäen taulukon data-alueeksi. Määritä, mihin haluat luoda pivot-taulukon, ennen kuin napsautat OK luoda se. Kun olet luonut, lisää tietokentät, jotka haluat nähdä pivot-taulukossa.
Jos pivot-taulukko ei päivity automaattisesti vastaamaan tietojoukkoon tehtyjä muutoksia, napsauta Analysoi> Päivitä päivittääksesi manuaalisesti.
Prosenttisummien käyttö
Pivot-taulukossa näkyvät summat näytetään yleensä numeroina, mutta voit muuttaa nämä prosentteiksi. Esimerkiksi tietojoukko sisältää tietoja opiskelijaryhmästä sarakkeella Missed Class mikä osoittaa, ovatko he koskaan unohtaneet luokan.
Voit laskea prosenttiosuuden tämän ryhmän opiskelijoista, jotka eivät ole koskaan jääneet luokasta väliin, verrattuna niiden lukumäärään, joiden joukossa voimme käyttää prosenttiosuutta. Voit tehdä sen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella muutettavan sarakkeen numeroa ja painamalla sitten Näytä arvot>% kokonaismäärästä.
Päivitetty taulukko näyttää prosenttiosuudet – tässä tapauksessa 90% varten Ei, 10% varten Joo. On muita vaihtoehtoja, mukaan lukien % sarakkeen kokonaismäärästä, jos haluat käyttää niitä mieluummin.
Nimeä pivot-taulukon otsikkotarrat uudelleen
Kun luot pivot-taulukon, olemassa olevan tietojoukon otsikoita käytetään sarakkeen merkitsemiseen. Kun käsittelet tietojasi SUM: lla tai muilla toiminnoilla, Excel luo yleensä vähemmän mielikuvituksellisen otsikon vastaamaan manipuloitavia tietoja toimintoon.
Esimerkiksi lasketaan opiskelijoiden lukumäärä opiskelijanumero sarake luo pivot-taulukon otsikon nimeltä Kreivi of Opiskelijatunnus. Tämä on jonkin verran itsestään selvää, mutta otsikko voidaan silti nimetä uudelleen, jotta tämän pivot-taulukon tarkoitus olisi selkeämpi.
Voit tehdä sen yksinkertaisesti muokkaamalla pivot-taulukon otsikkoa kuten mitä tahansa muuta solua. Aloita muokkaus kaksoisnapsauttamalla solua ja korvaa sitten teksti. Voit myös napsauta hiiren kakkospainikkeella> Arvokentän asetuksetja kirjoita sitten korvaava nimi Mukautettu nimi ennen napsauttamista OK pelastaa.
Mukautettu otsikko pysyy paikallaan, ellet (tai kunnes) poistat kyseisen sarakkeen pivot-taulukosta.
Pora alas -toiminnon käyttäminen Excelin pivot-taulukoissa
Jos sinulla on pivot-taulukko, joka sisältää jotain yhteensä, voit poraa alas nähdäksesi nopeasti vastaavat tiedot. Esimerkiksi taulukossa, joka sisältää luokan jääneiden opiskelijoiden lukumäärän (käyttämällä aikaisempia opiskelijaluettelotietojoukkojamme), voimme nopeasti käyttää tätä menetelmää nähdäksesi, kuka on unohtanut luokan.
Voit tehdä tämän kaksoisnapsauttamalla yhtä kokonaissummasta.
Yllä olevan esimerkin avulla voit tarkastella kaikkia oppilaita, jotka ovat jääneet luennosta, kaksoisnapsauttamalla kurssin kokonaismäärää Ei (numero 9 sisään solu B4, Opiskelijatodistuksen määrä sarake) näyttää taulukon vastaavista opiskelijoista uudessa laskentataulukossa.
Solunumeron muotoilun muuttaminen pivot-taulukoissa
Oletuksena pivot-taulukon tiedot näkyvät Kenraali solunumeromuoto. Sen sijaan, että muotoisit jokaisen solun manuaalisesti eri lukumuotoon, sinun tulisi asettaa pivot-taulukko tekemään tämä sen sijaan.
Esimerkiksi lisätty sarake luokaluettelomme tietojoukkoon kutsutaan Sports Kit -maksu näyttää jäljellä olevan määrän, joka jokaisella opiskelijalla on velkaa urheilupakkausten kustannuksista, dollareina alkuperäisessä taulukossa. Kun lisäät nämä tiedot pivot-taulukkoon, tiedot näkyvät Kenraali solunumeromuoto, ei oikea Valuutta muoto.
Muuta tätä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella otsikkotunnistetta pivot-taulukossa ja napsauttamalla Arvokentän asetukset.
Paina sieltä Numeromuoto-painike. Valitse Valuutta alkaen Alusta solut -valikko ennen OK -painiketta tallentaaksesi.
Pivot-taulukon tiedot päivitetään päivitetyn solunumeron muotoilua varten. Tässä esimerkissä vaihtaminen Kenraali että Valuutta lisäsi dollarin merkkejä jokaiseen arvoon.
Nopeasti kopioivat pivot-taulukot
Sinun ei tarvitse luoda uutta pivot-taulukkoa joka kerta, kun haluat analysoida tietojasi hieman eri tavalla. Jos haluat kopioida esimerkiksi pivot-taulukon mukautetulla muotoilulla, voit yksinkertaisesti kopioida pivot-taulukon sen sijaan.
Voit tehdä tämän napsauttamalla pivot-taulukon solua ja painamalla Ctrl + A valitaksesi taulukon kokonaisuutena. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja paina Kopiotai paina Ctrl + C näppäimistöllä.
Valitse sitten tyhjä solu toisessa paikassa Excel-laskentataulukossa, samassa tai eri laskentataulukossa napsauta hiiren kakkospainikkeella> Liitä tai paina Ctrl + V liittää se.
Uusi taulukko on identtinen vanhan taulukon kanssa samalla muotoilulla ja tietojoukolla. Tämän jälkeen voit muokata pivot-taulukkoa raportoimaan erilaisia tietoja.
Excelin käyttö tietojen analysointiin
Vaikka kääntötaulukot ovat hyödyllisiä, ne eivät ole ainoa tapa analysoida tietoja Excel-laskentataulukossa. Voit liittää Excel-tietosi helpottamaan ymmärtämistä tai käyttää ehdollista muotoilua eräiden tietojesi erottamiseksi.
Näiden huipputason Excel-toimintojen avulla uudet käyttäjät voivat päästä kentälle ja myös luoda edistyneitä Excel-laskentataulukoita.