Aiemmin olen ollut erittäin houkutus sijoittaa noin 200 dollaria kohti Siisti vastaanotto, paperi-digitaalinen arkistointijärjestelmä, jonka tunnistat todennäköisesti SkyMall-luettelosta. Ongelmana on, että omistan jo skannerin – enkä voi vain saada itseäni käyttämään niin paljon rahaa toiseen, riippumatta siitä, kuinka paljon helpompaa se tekee elämästäni. Mutta kun olen lukenut grooveDexterin viestin Googlesta OCR-tuen lisääminen 34 kielelle, sain idean. Miksi et käyttäisi iPhonen ja Google-dokumenttien OCR-ominaisuuksia ja kehittäisin omaa digitaalista kuittien arkistointijärjestelmääni? Voin vain napsauttaa valokuvia kuiteistani ja käyntikorteistani, ladata ne Google-dokumentteihin saadaksesi ne OCR: ksi ja sitten noutaa ne erityiseen kokoelmaan, josta voin etsiä avainsanan mukaan tarpeen mukaan.
Tiivistettynä: se toimii. Vaikka se ei ole aivan niin liukas kuin kuvittelen NeatReceiptsin olevan, sillä on kaksi isoa etua:
- Asiakirjojen sieppaamiseen ei tarvita skanneria tai tietokonetta.
- Sen vapaa.
Näin koko NeatReceiptsin ilmainen vaihtoehtoinen Google Docs OCR -digitaalinen kuittien arkistointijärjestelmä toimii:
(Huomaa: Muistutuksena OCR tarkoittaa Optinen hahmon tunnistus ja tarkoittaa käytännössä sitä, että Google-dokumentit voivat lukea tekstiä PDF-tiedostosta tai kuvasta ja laittaa sen muokattavaan ja haettavaan muotoon Google-dokumenteissa.)
Vaihe yksi – Kuittien, käyntikorttien ja asiakirjojen kerääminen
Kuten joku, joka on koskaan yrittänyt toteuttaa postilaatikkoon perustuvaa järjestelmää, tietää, että hänellä on vaivaton ja ainaämpäri”On avain. Ja tässä tämä mobiili NeatReceipts-vaihtoehto todella loistaa. Se vaatii vain puhelimen, jossa on kamera – älypuhelin, jossa on Dropbox asennettu on vielä parempi, mutta ei vaadita.
Voit kerätä tietoja yksinkertaisesti napsauta kuvia käyntikorttisi, kuitisi tai mikä tahansa muu paperitietue, jonka haluat arkistoida pilvessä.
Tämä on todella kriittinen askel. Haluat varmistaa, että saat mahdollisimman selkeän kuvan. Tee parhaansa saadaksesi koko asiakirjan täyttämään kuvan. Varmista, että se on hyvin valaistu ilman häikäisyä. Varmista myös, että teksti on tarkennettu. Jos se on epäselvä, liian tumma tai leikkautunut, ota se uudelleen. Kokeile sitä vaakatilassa, jos se toimii paremmin.
Vaihe kaksi – Synkronoi tietokoneeseen
Valitettavasti tällä hetkellä ei ole helppo tapa saada valokuvasi Google-dokumentteihin suoraan iPhonesta. Siksi suosittelen Dropboxia, koska sen avulla voit ladata valokuvia suoraan Dropbox-kansioon. Voit ottaa kuvan Dropboxista ja ladata sen välittömästi tai ladata olemassa olevat valokuvat kameran rullasta valitsemaasi kansioon.
Voit tietysti synkronoida valokuvasi vanhanaikaisella tavalla iPhoton tai Windows Live Photo Gallery -sovelluksen avulla. Mutta osa tämän ratkaisun houkuttelevuutta on, että sinun ei tarvitse olla kytketty USB-porttiin, jotta se toimii.
Kolmas vaihe – Lähetä Google-dokumentteihin
Nyt sinun tarvitsee vain ladata se Google-dokumentteihin ja ottaa OCR-ominaisuudet käyttöön. Mutta ennen kuin teet tämän, on hyvä luoda kokoelma nimenomaan OCR-asiakirjojasi ja kuitteja varten. Tämä helpottaa niiden hakua myöhemmin. Soitin omakseniKuitit / Käyntikortit”Mutta voit nimetä omasi mitä haluat.
Seuraava, Klikkaus Lähetä…
… Ja valitse lähetettävät kuitit ja tilannekuvat. Keskeinen asia tässä ennen Napsauttamalla Aloita lataus on Tarkistaa vieressä oleva ruutu Muunna teksti PDF- tai kuvatiedostosta Google Docs -asiakirjoiksi. Varmista myös, että valitset kielesi alla olevasta avattavasta valikosta, jos käytät muuta kieltä kuin englantia.
Neljäs vaihe – etsi ja järjestä digitoidut kuitit
Hyvä on! Nyt sinulla on käyntikorttisi ja kuitisi haettavissa olevassa arkistoidussa Google Docs -kansiossa. Avaa yksi nähdäksesi, miten Google-dokumentit menivät.
Tässä esimerkki tein. Kuten näette, se veti valkoisella taustalla olevan tekstin melko helposti. Sillä oli jonkin verran ongelmia URL-osoitteeni kanssa, mutta kaiken kaikkiaan ilmoitan tämän ponnistelun ”ei huono. ” Voit käydä läpi ja tehdä korjauksia käsin tarpeen mukaan.
Tärkeää on, että tämä kuvatiedosto on nyt haettavissa. Joten sanotaan, että 10 kuukautta myöhemmin haluan löytää Jack Buschin käyntikortin. Voin vain nostaa Google-dokumentit ja etsiä termiä ”Kuitit / Käyntikortit”.Jack Busch. ”
Joten vaikka Google Docin OCR ei ole täydellinen, se on tarpeeksi hyvä, jotta asiakirjojen löytäminen avainsanahaun avulla on helppoa. Riippumatta siitä, kuinka viipaloit sen, se on paljon nopeampi ja helpompaa kuin peukaloida aakkosellisen arkiston läpi.
Johtopäätös
Okei, kaiken tämän jälkeen myönnän, että haluan edelleen tavallaan ostaa NeatReceipts. Vihjeni on, että se on paljon parempi jäsentää asiakirjojen tekstiä ja tekee todennäköisesti paremman työn suuremmille sivuille. Lisäksi Google Docs OCR: llä on suuri rajoitus, koska se voi toimia vain enintään 2 Mt: n asiakirjoilla. Käytännössä mikä tahansa PDF rikkoo tämän rajan. Mutta yksi ratkaisu on muuntaa PDF-tiedostot pienempään kokoon tai värisyvyyteen (Tein niistä 33% ja harmaasävyjä) käyttämällä ohjattua Snagit Batch Image Conversion Wizard -työkalua.
Sinä voisi kokeile myös Evernotea, jolla on myös tekstintunnistus kuvien tekstin tunnistamiseen sekä mobiilisovellus, jonka avulla voit ladata suoraan puhelimesta. Mutta kaiken kaikkiaan olen havainnut, että Evernoten tekstintunnistus toimii vähän – se ei muutu heti, kun lataat, enkä ole täysin varma, kun se käsittelee kuviasi. Google Docs on toistaiseksi nopein tapa, vaikka siihen liittyy ylimääräinen vaihe lataamiseen.